Le système ne manipule aucun document numérique,
mais seulement les éléments qui permettent leur
description.
C'est un index dont la portée s'étend à
un ensemble de collections de documents (ensemble des documents
disponibles sur un site web), chacune étant gérée
par ses propres responsables qui sont les partenaires du réseau
<Document Libre>.
Les éléments qui servent à décrire les
documents - les métadonnées - sont enregistrés
sous forme de fiches qui peuvent être affichées en clair
sur l'écran sous forme de tableau mais aussi délivrés
sur requête sous forme de petits fichiers XML .
Ces fiches sont fondées sur une série de champs
aujourd'hui normalisés : les éléments Dublin
Core. Ces champs - une quinzaine dans la version de base - (désignés
explicitement par des "balises" dans le fichier XML)
permettent d'introduire notamment le titre, la période ou le
lieu concerné, l'auteur, les mots-clé, le public
concerné, la licence, l'éditeur, et d'autres choses
encore.
