Identification des documents référencés

Si le référencement est accepté, le document se voit attribuer un identifiant unique par lequel il sera connu de la base de données. L'auteur , averti par courrier automatique, marque alors son acceptation en nommant par cet identifiant le fichier qui constitue le support numérique de son document .

L'identifiant est indispensable au <>dispositif d'aide à la gestion qui permet de suivre leurs mises à jour. Il est formé de six champs successifs . Prenons un exemple : un document au format pdf (Acrobat) reçoit l'identifiant suivant :
DL-001032-03-04.01.01
Le fichier dans le site de l'auteur sera renommé ou recopié sous le nom :
DL-001032-03-04.01.01.pdf
DL exprime qu'il s'agit d'une référence <Document Libre>

Le champ suivant est en fait un champ composite formé de six chiffres. Les deux premiers sont destinés à indiquer la collection dans laquelle le document est classé - ici, '00' correspond aux contributions individuelles (hors collection ou en attente d'intégration dans une collection) - le suivant (ici 1032) est  le code identifiant l'auteur.

Le champ suivant (03) indique le millésime (année de référencement 2003) le suivant (04) signifie que le document est le quatrième de l'auteur dans l'année.

Les deux derniers champs terminés par des '.' sont les codes de révision. Ils sont initialisés au départ à 01.01 et évolueront à mesure des améliorations du document (à l'instar des logiciels).

Si l'auteur apporte une modification significative (ajout, rectification...) à son document, il en change l'identifiant en faisant progresser le dernier champ d'une unité. Le fichier devient donc :
DL-001032-03-04.01.02.pdf
Cette modification est très vite détectée par le robot de surveillance des liens, et la date de mise à jour est actualisée dans la base de données.

Si l'auteur apporte une modification importante (compléments, refonte partielle ou totale...), il considérera sans doute  qu'il s'agit d'une révision majeure. Dans ce cas, il fait progresser le champ de révision majeure d'une unité et le fichier devient :
DL-001032-03-04.02.01.pdf
Dès que le robot de surveillance s'aperçoit de cette évolution, il adresse à l'auteur un courrier électronique avec un lien vers un formulaire pré-rempli par lequel l'auteur est invité à rectifier le descriptif du document et à résumer la teneur des changements.